+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Когда составляется внутренняя опись личного дела

Когда составляется внутренняя опись личного дела

Внутренняя опись документов личного дела Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Оформление личного дела

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Опись документов

Обычно такая опись помещается в дело, содержащее наиболее ценные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением - опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале приложение 2. При ведении личного дела во внутреннюю опись вносятся все документы, которые в него подшиваются.

Личный листок по учету кадров Личный листок по учету кадров - это учетный документ, раскрывающий сведения о личных данных работника, его трудовой деятельности, поощрениях и др.

Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании за границей, об участии в выборных органах и др. Личный листок заполняет от руки при поступлении на работу сам работник в одном экземпляре без помарок и исправлений, подписывает и ставит дату.

Полнота и правильность заполнения личного листка сверяются сотрудником кадровой службы с записями в таких документах, как паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет и т.

Анкета Другая разновидность учетного документа в личном деле - анкета, которая может содержать аналогичные вопросы. Таким образом, иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок, но заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации.

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок. Желательно, чтобы формы таких документов, как личный листок по учету кадров, анкета, были утверждены работодателем самостоятельно с учетом специфики его деятельности.

Ведение личного дела В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами: экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору или их копиями ; уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя; копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий; копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биогра-фических сведений о работнике; копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам; материалами аттестаций если они проводятся в отношении работника ; результатами обязательных периодических медицинских осмотров обследований ; документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении расторжении трудового договора; копией приказа о прекращении трудового договора; копией трудовой книжки; другими документами, связанными с работой.

Обратите внимание! Поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке Помимо перечисленных, в личное дело могут входить и некоторыедругие документы например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.

Кроме того, в личное дело помещается но при этом не подшивается в него фотография работника установленного в организации формата обычно 4 х 6 см.

На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Если в течение работы у сотрудника меняются какие-то сведения, которые были указаны в личном листке по учету кадров, каким образом нужно изменять эти данные в документах личного дела?

Может быть, следует переоформить личный листок? Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения.

Обратите внимание: при этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы. Все изменения в учетных данных работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах.

Обычно они имеют табличную форму приложение 4 и разрабатываются по усмотрению работодателя. Дополнение к личному листку по учету кадров работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров. Все изменения награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов вносятся на основании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров. Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Приложение 1 Пример оформления книги журнала учета личных дел Приложение 2 Пример оформления внутренней описи документов личного дела Приложение 3 Пример оформления личного листка по учету кадров Приложение 4 Пример оформления дополнения к личному листку по учету кадров Картотека личных дел работников Личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба.

Личные дела формируются в течение всего периода работы данного лица в организации. Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился из организации в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Личное дело — подборка документов о сотруднике, содержащая в себе, в том числе, его персональные данные. В личных делах группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в данной организации.

В течение периода работы сотрудника в организации кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи. Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело.

В период работы сотрудника в организации во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела. Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела.

Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Для быстрого и безошибочного нахождения личных дел в организации рекомендуется составлять картотеку личных дел работников. Картотека — это справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел и специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотеки определяется потребностями организации в информации о составе и содержании документов. Картотека личных дел работников создается для поиска необходимых документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Карточки систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям, в пределах одинаковых фамилий — по именам и отчествам.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы и подразделы отделяются друг от друга карточками-разделителями и указываются на ящиках с картотекой. Условия хранения картотеки личных дел работников должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов сведений от хищения разглашения.

С этой целью картотеки личных дел работников следует хранить в сейфах или плотно закрывающихся металлических шкафах.

Опись личного дела работника

Обычно такая опись помещается в дело, содержащее наиболее ценные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением - опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале приложение 2. При ведении личного дела во внутреннюю опись вносятся все документы, которые в него подшиваются.

Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить: Копии свидетельства о браке разводе , свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений. Договор его копия о материальной ответственности для материально ответственных лиц.

О порядке ведения личных дел государственных, муниципальных служащих Пермской области Принят Законодательным Собранием Пермской области 22 ноября года Статья 1. Сфера действия Закона Настоящий Закон устанавливает порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы Пермской области, муниципальные должности муниципальной службы в муниципальных образованиях Пермской области далее - государственные, муниципальные служащие. Статья 2. Личное дело государственного, муниципального служащего 1.

Внутренняя опись документов дела

Общие положения 1. Настоящий Порядок ведения личных дел получателей социальных услуг далее - Порядок устанавливает правила ведения, в том числе учета и хранения, личных дел получателей социальных услуг в сфере социального обслуживания поставщиками социальных услуг в Ивановской области далее - поставщик. Поставщик назначает специалиста, ответственного за ведение, учет и хранение личных дел получателей социальных услуг далее - Специалист , с внесением соответствующих обязанностей в должностную инструкцию Специалиста. В состав личного дела получателя социальных услуг включаются заявление гражданина законного представителя , индивидуальная программа, распорядительный документ поставщика о приеме гражданина на социальное обслуживание оформляется в течение одного рабочего дня с даты представления гражданином законным представителем установленного пакета документов и документы, указанные в подпункте 2. В личное дело дополнительно включаются документы, относящиеся к личности получателя социальных услуг, образующиеся во время его нахождения на социальном обслуживании у поставщика. Ведение и учет личных дел 2. В срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем принятия поставщиком решения о приеме гражданина на социальное обслуживание, сведения о нем заносятся в журнал учета получателей социальных услуг поставщика по форме, установленной приложением 1 к Порядку предоставления социальных услуг поставщиками социальных услуг в Ивановской области , утвержденному постановлением Правительства Ивановской области от Специалист формирует личное дело в отдельную папку скоросшиватель в течение 3 рабочих дней со дня заключения договора о предоставлении социальных услуг. Личное дело должно содержать внутреннюю опись документов приложение 1 к настоящему Порядку.

Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться?

Как делать внутреннюю опись документов личного дела Как делать внутреннюю опись документов личного дела Внутренняя опись документов личного дела содержит сведения обо всех названиях документов, которые включены в это дело, а также об их датах и индексах. Все документы, которые входят в состав личного дела приказы, заявления и т. Куда должна быть включена опись личного дела В соответствии с требованиями нормативных актов внутренняя опись личного дела должна быть обязательно включена во все дела, отвечающие двум условиям: Дело должно быть предназначено к передаче на хранение в архив. А значит, для него должен быть установлен долговременный то есть свыше 10 лет или постоянный срок хранения.

Приложение 5. Акт приема-передачи документов постоянного хранения в архив университета 1 Общие положения 1.

Номера листов дела. Дополнительные отметки например, состояние документа, в случае изъятия или возврата — причины, прочие примечания. Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы. Что такое личное дело сотрудника Личное дело — это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Тема: Кадровый документооборот Хочется заранее позаботится о своих сотрудниках, после ликвидации этим заниматься никто не будет. В архиве сказали, что у них жесткие требования к оформлению, консультаций не дают. Передаваемые в архив дела нужно систематизировать по папкам, пронумеровать и подшить. В данном случае в первую очередь нужно оформить все документы по заработной плате в папки дела в соответствии с номенклатурой организации образец смотрите ниже. Папка дело формируется за год.

Личное дело: правила оформления

Шаблоны и формы Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Внутренняя опись документов личного дела работника помогает правильно вести При ее составлении обязательно заполнение всех ячеек таблицы.

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов депутатов представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, - 75 лет Пункты "а", "б" ст. Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

Внутренняя опись документов дела

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных муниципального служащего и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества характеристики и рекомендательные письма, копни приказов о допуске к государственной тайне, копии актов ревизий, проверок, выписки из приказов о поощрении, о взыскании и другие. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке. Порядок составления внутренней описи документов, имеющихся в личном деле 4.

Внутренняя опись документов

Опись позволяет предоставить информацию о документации для ознакомления без необходимости каждый раз просматривать сами документальные единицы. Заполняет внутреннюю опись и следит за актуальностью информации тот же сотрудник, что отвечает за кадровый учет или ведение личных дел работников организации. Формуляр описи заводят в тот же момент, когда личное дело сотрудника поступает на оформление. Этот формуляр необходимо подклеить к личному делу.

Заявления об увольнении Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления Отращиваю крылья, надоело летать не метле ; 2. Но где ставить запятую, каждая решает сама!!! Подготовка и оформление дел к передаче в архив. По окончании делопроизводственного года все сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи в архив организации или уничтожения.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Правила составления описи личного дела работника Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации Бизнес-статьи Как правило, личные дела работников заводятся в первую очередь на: Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность — это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее. Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника. Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы. Формирование личного дела работника. Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность.

О сайте Внутренняя опись документов дела Внутренняя опись документов дела — это учетный документ , содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов , их индексов, названий, дат, номеров листов. Сначала в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу, затем добавляются другие документы , отражающие изменения образования, семейного положения и др. Каждое личное дело формируется в отдельной папке, На обложке указывают номер дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

Комментарии 15
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. bomajeti

    Привет,Тарас. Насколько я понимаю,судов у нас больше нет? Верховний суд ликвидация

  2. Клара

    Бред какой то мне недавно пришла повестка.Бред потому что мне уже почти 50 лет и у меня инвалидность полученная во время службы в советской армии.Они там все идиоты.Да и кто мне оплатит время проведённое в рядах армии.Я самозанятый . Конечно если делать не чего можно пойти и побухать как все делают в это призыв.Но если серьезно кто оплатит мне средний зарплату как делают это в тех странах где есть такой призыв?И на Ху.я им нужны граждани которые может уже без рук или ног ,а так же алкоголики и т.п.

  3. temigifria

    2. Відправлення від заробітчан/діаспори в Україну дорожчі 22 євро теж обкладатимуться ПДВ, тому може виникнути ситуація, коли за подарунок потрібно буде заплатити ПДВ.

  4. vinbpylis

    Наше правительство такого шанса ни упустит Особенно Южанина которая бегает с кубинским мешком по таможням собирает дань

  5. Елена

    Розкажіть про довідку підтвердження статусу податкового резидента України. Вже вдруге звертають, а відповіді немає

  6. Неонила

    Черная коробочка с логотипом ютуба)

  7. sturteme

    Если у меня закончилась виза, все заработанные деньги я переслал домой электронными переводами, на границе на кармане $15-20.

  8. Анфиса

    Какие 300 км. От областного города? За 300 км. будет уже другой областной город. Или город районного значения. СХ земли по моему опыту можно получить и в пределах 50 км. А вот вам пример : кадастровый номер 6322055900:00:003:1838 Харьковская область, от черты Харькова 2.5 км. от центра города 12 км. Вот недалеко еще один участок 6322055900:00:003:1839. На сентябрь месяц участки были свободны. Так что если кто-то хочет получить дерзайте. Могу дать информацию про участки и в областном городе.

  9. Яков

    Пример : скажем , к вам приходит хорошо одетый дядя допустим , Корнев или его коллеги и говорят , взяв деньги за работу , что решат ваши проблемы , но проигрывают дело , то это , по факту есть злоупотребление доверием введение в заблуждение или мошенничество . Всё просто ! . . Так как сам Факт провала дела доказательство того , что хорошо одетый дядя на Самом деле НЕ обладал возможностями о которых говорил ! Если бы обладал дело бы было выиграно ! . . Но Фактически он Не является их начальником и не смог повлиять на исход дела !

  10. Ия

    Интересно ,но конкретики от вас никакой,называйте хотя бы платные базы.

  11. Андрей

    Да это пустые слова,вы ничего не сделайте,нужна ре ВОЛюция

  12. erclimec

    Было полезно и интересно!

  13. Конон

    Ты дурак? Что,старикам до смерти вьебывать? А если человек заболеет и не сможет работать в 60лет, ему что подыхать с голоду? Ето ты щас так рассуждаеш пока молодой, а будет тебе под 60 по другому запоеш, дебил.

  14. Пульхерия

    1)По сути складов и товара нету;

  15. Стела

    Звук гавно. Купите микрофон петельку. Какая-то у вас позиция всегда прогибаться. Что значит охранник не пустит вас в магазин? Магазин это публичное место. С чего это он имеет право не пускать в публичные места? И идти куда-то с охранником вообще не стоит. Про других людей тоже странно. Если они сами лезут в камеру, то вы снимаете не их, а свою ситуацию.

© 2018 indianabridemagazine.com